彻底收集杂事搞定未完成的句号,先明确“捕捉工具”与“收集篮”
万事开头难,GTD中第一个步骤“捕捉”可以说是整个五个环节中最重要的环节了,看似最简单,实际上要踩的“坑”最多,在我自己实践GTD的日子里,很多都是因为“捕捉”(我比较习惯称为“收集”)这个环节一些小细节没做好导致系统失效。我自己摸索了很多经验和教训,特别欣喜的是,《搞定》青少版在这些非常容易踩坑的地方讲解得很详细,很透彻,可以让很多实践者少走弯路。捕捉后建立一个属于自己的系统,找到合适的收集工具,后面的环节会变得非常轻松。
收集杂事,搞定那些未完成的句号
俄国心理学家布鲁玛.蔡格尼克(有的书翻译为蔡加尼克)在1927年的一项研究,在接近100年后的今天,比任何时候和我们的生活变得更密切。这项研究称为蔡格尼克效应。
这项研究源于有一天她在餐厅吃饭观察到了服务生的行为,她发现在点餐后,菜尚未上齐时,服务生能清楚地记得哪桌客人点了什么菜,但一旦菜上齐了,你再问服务生,他会忘得一干二净。
这项心理研究后来被应用到很多领域,主要针对大脑对尚未完结的事情记忆深刻,并且渴望完结。在我们的日常生活中,对蔡格尼克效应的应用也从两方面谈起。我们的大脑渴望闭环、完结,不喜欢“未完成的句号”,所以如果你希望一个人成瘾,对某件事念念不忘,就不要完结,一定要留点什么。比如扔靴子只扔一只(请自行搜索马三立老先生的相声),悬疑破案电视剧的结局也一定不在每一集的末尾,而是下一集的中间,让你永远停不下来。
如果你希望一个人卸下压力,忘记琐事,就需要完结事情。做完所有事情是不可能的,但给大脑制造完结的假象是很容易的。在GTD中“未完成的句号”定义为引起你注意却没有得到妥当安置的事物。“捕捉”这个环节就是要闭合这个“未完成的句号”
在《搞定》青少版中,“捕捉是指收集可能有意义的想法和东西,这些想法或东西会引起你的注意或兴趣,它们需要你做出决定或是做些什么。”
所以这第一步就是让大脑卸下存储杂事的重担,把所有想法、任务、担忧……放到大脑以外的某个地方。
我更愿意称这个可靠的收集箱为暂存区,重点不是要解决完成杂事,而是将它们妥善安置,只要有一个明确的结果,就可以放下了。这个暂存区类似工厂的卸货区,货物来了不是放入货架或车间,只要放在一个指定的位置,送货的人就可以走了,自会有人去处理,第一阶段的任务就完成了。
杂事的类别
在《搞定》中,杂事分为实体杂事、数字杂事和心理的杂事。捕捉这个环节是在实体空间、数字空间和心理空间进行杂事捕捉。其实这种和我们熟悉的整理术的思想大致相同。
日式整理术的代表人物佐藤可士合在《佐藤可士合的超整理术》中提到整理的三个维度:空间整理、信息整理、思维整理,这和GTD中对杂事类别的划分大致相同。
杂事的性质不同,收集的工具自然不同。
《脱胎换骨的人生整理术》作者袁春楠对整理的划分让整理工具的选择更清晰。她认为整理分为有形整理和无形整理。有形的物品或信息,看得见摸得着,选择工具也比较有针对性,对于大脑里的想法、思维这类无形的内容要先变有形,然后选择合适的工具。
GTD的前三个环节捕捉、理清、整理针对不同类别的杂事,也会选择相同或不同的工具。
捕捉工具与收集篮
《搞定》青少版中对捕捉工具和收集篮的明确,会让很多人少走很多弯路。GTD的收集环节概括地说就是“将一切引起你注意的杂事”放入收集箱,这个“杂事”多数人理解为“要做的事情”,所以你看很多以GTD为理念的工具基本都是电脑或手机的应用程序,而这样的应用,在捕捉(收集)环节,捕捉工具和收集篮是合二为一的,所以容易忽略。而忽略这些,某些环节就会卡住。
比如在一文中我提到的韩剧《听见你的声音》男主角用便利贴梳理自己记忆的情节。我在培训课上也经常播放这个视频片段。我会提一个问题:“主人公是用什么工具整理自己想法的”,多数学员会回答我“便利贴”,但这里其实还有一个重要的环节,男主角将回忆起的事情写在了便利贴上,然后将便利贴贴在了门上。这里便利贴是捕捉工具,用于将大脑中“无形”的想法“有形化”,然后门是收集篮,用于将有形化被捕捉的杂事集中保存。
GTD中提到的捕捉工具有纸笔、便签本或手机电脑应用。一般来说,手机和电脑应用的捕捉工具和收集篮是合二为一的,但捕捉工具如果是便利贴或便签本,那么收集篮的选择就十分重要。我自己就在收集系统中走了很多弯路,导致收集不全,然后瞎折腾。
1、无形杂事的捕捉工具
在这个捕捉环节,我认为最好用的工具是便利贴和便签本,两个工具的区别就是是否背面有粘性,不过选择便利贴和便签本,会导致收纳工具不同。
纸质便签多了不容易整理,所以让这些便签有地方保存十分重要,这个环节特备容易踩坑,我以前就是各种便利贴、便签纸满天飞,结果记了和没记没什么区别,系统失效。
关于便利贴和便签纸的收集方法请参看:
电脑、手机APP其实是将捕捉工具和收集箱合二为一了。捕捉即完成“放入收集箱”的过程,但打开手机和电脑被干扰和分心的几率非常大,因为你有可能需要中断当下需要完成的工作,转向手机或电脑。手机APP尽可能干扰小、速度快才能满足快速收集的需求。
2、实体物品的捕捉工具
便利贴和便签本以及手机APP捕捉的杂事多为“无形”的,比如脑子里的想法,要做的事。对于有形的物品、信息,捕捉工具最好也能和收集箱分开,尤其是物品。
我以前一直觉得实体物品就用快递箱子或收纳箱就可以了。在一些场合,其实实体物品还需要一个“转移箱”,这样可以让物品快速转移。这是我在和小朋友收拾物品的时候积累的经验和教训。小朋友桌子上东西很多,拿一个小盒子让她把桌子上的东西都先放里面,这样桌面就可以瞬间清空写作业了。然后你一转头,发现沙发上还有她的东西,其他地方也有。
在不同空间场景,用一个“转移箱”先将无用的物品转移走,然后再放入到收集篮中集中处理(理清和整理)。
这么做的根本原因是实体物品的空间位置不同。“无形”的杂事多数来自大脑,清空大脑只需要前往一个地点。但实体物品存放地点众多,所以先设置一个“转移箱”充当补充工具。比如你在车上放一个大袋子,把不需要出现在车上的东西放在袋子里带上楼,然后将袋子放在指定的地方,这个地方才是收集箱。这个地方的物品都是尚未找到固定位置的物品,但处理它们的时间不一定是当下,可以是一个其他的时间,这样就可以把来自不同位置的物品集中一处,方便很多。
收集篮的工具选择
这里的收集篮(收集箱)工具主要针对大脑产生的想法、要做的事情以及各类信息。收集箱收集由捕捉工具捕捉的杂事,到了这个环节,无论是有形的还是无形的杂事,都通过捕捉工具转化为有形的杂事了。表现形式可能是转移箱里的物品,便利贴或便签纸,或手机APP里的一个条目,剩下的事情就好处理多了。
1、区分清单工具和笔记工具
清单工具和笔记工具还是有一定差别的,就像手机里自带的“待办事项”和“便签”,两者的不同在于后面的环节对它们的操作。
放入“待办事项”的杂事,后面的操作是将杂事清单列表,后面会进行进一步的分解,转化为可执行的行动。如果完成,会被勾选掉。
放入笔记工具的杂事有很多是不可执行的,可能是参考资料,或是代表自己想法的一段文字。这些信息后续操作是对它们进行加工。比如加标签,寻找和其他笔记之间的联系等。
两者的功能和用途不同,需要选择不同的工具或在同一工具中区分用途,用比较常见的几款工具举例。
-滴答清单
兼有笔记和待办两种功能,具备标签和链接功能,可以对不同类别的杂事区分对待,高级版功能需要付费。
-微软的To Do
就是以前的奇妙清单,后被微软收购后并入了Windows组件。免费,界面简单,足够用,但没有类似便签笔记的功能。别觉得功能不全就不好,反而我觉得很好,功能越简单越专注。
-苹果系统自带的“待办事项”
虽然没有笔记功能,但是新版本有标签,比微软的To Do灵活了很多。苹果系统自带的备忘录也支持标签了,两个可以搭配起来使用就等于一个滴答清单了。免费,当然要花钱买苹果手机。缺点就是仅限苹果设备。
现在的工具太多了,手指头加上脚趾头都数不过来,我就不浪费口舌了。
2、便利贴和便签本的收集工具
便利贴在捕捉想法,排除干扰方面有绝对的优势,但在后面的流程中缺点也很明显。你以为拿大本把所有便利贴都贴在一起或用收纳袋将便签收好就可以完成收集了?
其实并没有,因为这些工具缺乏处理它们的能力。
就像你家里没有处理垃圾的能力,就只能将垃圾扔到小区垃圾桶。其实小区也没有处理垃圾的能力,所以有垃圾车将它们运送到中转站,不过这依然不是终点,终点就是运送到可以开始处理它们的地方。
收集箱是第一阶段收集杂事的终极场所,在这里就可以进入后面理清和整理的环节了。
收纳便利贴的大笔记本经过设计和改造尚可具备条件,但收纳袋肯定不行了。所以如果可以,将它们单独处理到清单和笔记工具更理想。
我个人的经验是“磨刀不误砍柴工”,用电脑或手机录入一下,就进入后面的环节了,便签和便利贴也可以扔掉了。没有完美的工具,就像物理概念“费力省距离,省力费距离”一样,选择保持头脑清醒,保持专注,这个环节简单了,后面就会相对麻烦一点,但这个时间花得还是值得的。
3、轻笔记工具
最近几年,轻笔记工具的价值越来越不可忽视。早在十年前,拥有印象笔记、有道云笔记这样的笔记工具我们就快兴奋得热泪盈眶了,这种新的信息处理形式快捷高效又用途广泛,但是随着大家使用笔记时间越来越长,需求开始继续细分,操作更方便,体积更小,速度更快的轻笔记,如flomo应运而生,印象笔记也出了自己的轻笔记产品“轻记”。它们和笔记工具不是用谁取代谁的问题,而是什么场景用谁的问题。
在收集箱的使用上,笔记类的工具肯定是可以胜任的,但轻笔记或其它用途的收集工具(如剪藏、Cubox)也是可以搭配使用的,不是替代,而是协同工作,组成收集系统。收集系统不是一个工具,而是一系列工具。
4、电子文件收集箱
那些电子的文件,例如Word/Excel/PDF文档,先别着急放硬盘或网盘,先放在电脑桌面上吧。但是很多人的桌面真的是超级乱。这不是收集箱的问题,这是后面两个环节的问题。电脑桌面太乱,那就先建一个文件夹,把所有文件都放进去吧。名字就叫:“我只是一个收集箱”吧。
结语
在GTD的五个步骤中,收集的环节看似最简单,其实最难,搭建系统的环节主要集中在收集层面,这个环节完毕,后面两个环节就是分分钟的事儿了,甚至不做都成功一半了。收集系统最核心的要点就是“彻底收集”,捕捉收集不彻底的系统就会失效。
我在想为什么这些年有那么多人都在追求效率的路上而一直没有到达终点呢?其实就是第一个环节未执行彻底,导致后面怎么做都不能完全解决问题(参考整理和减肥)。然后就是不断寻求新的方法,迷失在追求效率的路上。所以不妨把一些事情借此机会弄明白,弄清楚,执行彻底,然后后面的事情就容易多了。万事开头难,一步一步来。
今日思考:你是否也和我一样,曾经或现在依旧是没有很好地区分捕捉工具和收集箱呢?都卡在哪些地方呢?审视一下系统可以做哪些改善呢?
注:本文和后文因不同版本的《搞定》翻译用词不同,导致我对“捕捉”、“收集”、“收集篮”、“收集箱”的措辞上不够统一,读者可将“捕捉”和“收集”视为一类词,“收集篮”和“收集箱”视为一类。
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