GTD|时间管理案例分析:建立自己的系统,跟突发事件说byebye

今年3月的一个下午,打开QQ,一个头像再闪,一句来自老同事的问候:“师傅,你最近还好吗?”哈,原来是我徒弟问候我了。虽然我和这个徒弟已经很熟悉了,但是好像还没见过面呢。一看今天的日期:“咦,徒弟,今天是你入职公司一周年吧?”

“师傅你记性真好。”

“不是我记性好,是你确实让我记忆犹新啊,别看我离开公司了,还是很惦记你的,你最近的工作有进步么?”

“嗯,有进步多了,工作不那么慌乱了,也有条理多了,现在各项工作的流程我都熟悉了,做起来也不是那么困难了,一切尽在掌握,哈。”

听到这里,真的是挺开心,想想她刚进公司的那会儿,还真是替她担心。

某个月底的下午,完成了各项任务,看看自己的To Do List,不错,本月各项既定任务都已经完成了,今天公司月底任务冲刺,各部门业绩也都不错,相信这个月公司会取得一个好成绩。

正在自己伸懒腰洋洋得意之际,BQQ闪烁一个陌生的头像,打开一看是一个陌生的名字,长春公司的培训讲师,大月底的找我做什么?

对方开门见山:“李老师,我是长春公司新来的培训讲师,总部说要报个什么总结表,我也不知道该怎么做,我们公司的李老师离职了,她也没教我怎么做,其他分公司的同事让我找你请教,帮帮忙啦。”

可怜的孩子,那个表我已经在昨天上报 ,今天是截止日期,看看表,看来下班前她是什么工作都做不了了。

对方又说:“我姓金,李老师,我刚接到这个通知,今天还有很多工作没有完成,这又临时多了这么多的事儿,我要抓虾了,我给你打个电话,你教教我吧。”

我答应了她,她打电话给我,我将报表的制作方法教给她,注意事项一一告知,还把自己做好的报表给她参考。回到家吃过饭,看看表,9点多,上线看看小金老师的进度如何?以我的经验,她可能没那么早下班呢。

一上线,果不其然,小金老师还在线呢?见我找她,她说:“李老师,我的工作基本快做完了,要累死了。今天自上班后,就被无数的突发事件打断,总监要我明天给他的方案只能加班做,这都快9点了,才做完。”

我苦笑,带着点调侃的语气说:“哈,不错,你没把这件事情忘了还算不错啦,如果忘了,岂不是要耽误大事情”

金老师说:“如果没你,我还真可能会这样呢,总部今天的报表要的太急了,就给我两个小时的时间,着急的我胃直疼,还好我找对人了,你教给我的方法,让我两小时之内完成了任务,否则知不知道如何是好,我拜你为师吧。”

我倒是不客气,直接应到:“徒弟,知道你为什么一天的工作都和打仗一样么?”

“我进公司3个月了快,几乎每天的工作都跟打仗一样,每天都在疲于应付。一会儿商务部同事找我,一会儿总监找我,一会儿总部找我,每个人都让我做事情,还都挺急。每天有太多我无法预知的事情了,感觉自己对自己的工作失控了。

“说的对,因为我们对自己的工作失控了,每天遇到的那些突发事件,并不是对方脑瓜子一热,突然想让你做这件事情的,而是正常的工作流程,例如总部月底的报表,我提前知道总部会什么时候要报表,所以不会慌乱,当然,这也不嫩全怪你,你刚来公司,对流程不清楚,这必然会造成混乱。”

金老师问:“师傅,你觉得,我需要在哪方面改进一下呢?这样工作下去,早晚有天我会崩溃的。”

给你几个建议吧

1、“凡事预则立,不预则废”我们对我们的工作没有预期,自然要面临很多的突发事件,而突发时间会造成我们的紧张情绪,也会增加我们工作的压力。先把自己每天需要做的例行工作梳理清楚,如果不清楚,去请教你的上级或其他同事,建立自己的系统。就像我们面对杂乱的房间,就没有好心情一样,先把事情梳理清楚,再开始下一步行动,这可能需要你一点时间,但是磨刀不误砍柴工。

2、善于利用工具:别指望自己的脑子有多灵光,记太多事情脑袋会坏掉的。可以用Google日历把每天的行事历安排一下,如果你觉得这样的工具太麻烦,也可以打印一份当月的月历贴在办公桌前,这样你这个月固定时间做的事情就清楚的显现了。这些工具可以帮助你做到心中有数。

3、凡是积极主动:我以前也经常困扰工作经常被不期而至的面试打断,刚开始认为这是没办法控制的问题,但是后来,我积极协调,每天下班前都会问各个部门经理,明天是否需要我面试,一来自己有个掌控,二来,时间久了,大家也养成了需要帮助面试提前打招呼的习惯。有时候别人的习惯也需要你来慢慢培养。

4、为自己工作建立小系统:有些事情看起来简单,但是如果能够规范的做下去,很多东西就可以复制和沉淀。你造成紧张的慌乱,是因为你前一任经理没有这样的习惯,所以你进入公司后,不知道每一件工作应该如何去做。如果为每件事情建立小的标准化操作流程SOP,我们的工作会清晰明了很多,而且这也是经验的积累。如果公司再有新同事来,照着这个做就ok啦。

我们对自己的工作越熟悉,越容易建立掌控感,这样我们可以更为高效的工作,有时候,突发时间不是别人给的,往往是自己没有预期造成的,凡事多从自己的角度考虑,问自己:“我能对突发事件做写什么?”主动的改善工作方法,完善工作流程,这样,我们就向突发事件say goodbye啦!

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