结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单

最近在读《清单革命》这本书,书中大量的引用的是医学界和航空业的案例,当医学界有了清单,就有了统一的标准,不会因为医生的个体化差异造成损害。飞行员有了清单,也可有效避免“无能之错”,有效的方法不一定复杂,有时候只是简单到一张清单而已。

做为GTD的践行者,读这本书并不是很陌生,因为自己每天都在依照清单处理自己的各种事物,GTD流程中的加工和组织就是针对清单的,最近接到很多学员和GTD实践者的咨询,很多是关于清单的,尤其是焦点集中在“下一步”、“项目”、“将来/也许”上,有的是搞不明白,有的是容易混淆,对于初次接触GTD的实践者来说,David Allen 的《搞定》里面的流程图可能很容易把大家搞晕,我结合最近的几次授课经验,把这些清单梳理一下,欢迎各位拍砖探讨。

开始说之前先啰嗦3个问题

首先,为什么拿Doit.im举例

Doit.im作为国产的GTD软件,很贴近GTD的思想,国内的用户也很多,虽然比起豪华的Ominifocus,还有一些地方不完善,但是我一直在用,用Doit.im容易增进清单的理解,当然Doit.im中的“下一步行动”清单估计也让很多人头晕,很多人困惑就困惑在这里。

其次,关于“下一步行动”长久以来的误解

最近邮箱和私信里很多朋友在咨询“下一步行动”是什么意思,不知道什么样的事情应该放在下一步行动里,而且在Doit.im里,有一个“下一步行动”清单。其实在David Allen的《搞定》中,“下一步行动”这五个中国字也出现在了两个不同的地方,一个是在清空收集栏的时候,也就是“加工”这个流程,需要做的就是对事情进行判定,这个事情的需要采取的下一步行动是什么?但同时,“下一步行动”这几个字也出现在了流程图的最后阶段,虽然在“下一步行动”后面标注了括号内容“需要尽快完成的行动”,但是这足以让人混淆了。

其实“下一步行动”,我们可以理解为“下一步要采取什么行动”,这其实就是对杂事的加工过程。

最后,有关于“项目”(任务)

项目Project,也称作任务,很多人想的很复杂,其实一件事情,只要多于两个步骤,就可以把他称作项目了。在《搞定》中,由于项目出现在这两个流程中,很容易将他当作清单来处理,其实,我们可以把项目单独拿出来,不和清单做混淆,这一点Doit.im就做的很棒,项目和清单其实是相互依存的关系,后续文章中再讨论。

在David Allen的《搞定III》(《Making it All Work》)中,把第二个环节从“加工”修改为“明确意义”,这个步骤主要的工作就是“清空收集栏”,将所有悬而未决的杂事做一个定义。

1、首先明确“做”与“不做”

垃圾:如果收集栏中的杂事经过思考后发现可以不做,那直接删除

将来/也许:(Someday/maybe):没明确的说不做,也可能不做,也可能做,但是即使做,也不是现在做,而可能是“猴年马月”的事情了,这种事情就可以放在这个清单里。举个例子:去西藏旅游,这个事情对于我来说,是一个有想法但是又不是那么迫切的事情。所以放在“将来/也许”清单里,如果未来哪天我对西藏特别渴望,这个事情就会立刻转化成“项目”

2、其次明确“自己做”还是“委派或授权给别人做”

等待wait:如果事情需要委派或授权给别人做,那就把这个事情放到等待清单里吧,授权不等于放权,放入等待清单里的目的,就是设置检查点,随时进行跟进。

3、最后自己做的事情要明确“立刻做”、“今天做”、“某日做”、“尽快做”

“立刻做”——2分钟原则:这个在任何一个GTD的软件中都没有这个清单,意思很明确,如果这件事情能在2分钟内做好,那就立刻去做,不要放到清单里,否则就复杂问题简单化了。别小瞧这个2分钟原则,真正做到不容易哦。举个最简单的例子,把拿出来的东西放回原位,这个事情绝对是2分钟原则,但是又有多少人能做到并养成习惯呢,怎么检查呢?看看自己的屋子有多乱就知道啦。

“今天做”——今日待办:今天需要完成的事情,放在这个清单里。在GTD的流程中并没有这个清单,但是这个清单对于我们却很重要,这是我特别喜欢Doit.im的一点,不仅有“今日待办”还有“明日待办”,将事情加工好,每天一打开Doit.im,就知道今天要做什么了。今天结束前,为明天做一个计划,将事情处理到“明日待办”清单,明天一打开Doit.im,这些事情就出现在“今日待办”里,今天要做什么就非常清楚了,而且这个不是一个孤立的清单,所有清单里的内容,只要轻轻一点击就可以放到”今日待办”清单,非常方便,这个对于每一个人都非常重要的。

“某日做”——日程:如果这件事情既不是今天要做的,也不是明天要做的,而是明确的某年某月某一天要做的事情,那就放在“日程”清单里吧。这样,你的脑子就不用记下来那么久远的事情了,时间到了,他就会自动出现在今日待办清单里,多好。例如:半个月前去Toastmaster参加活动,没有带钱包,身无分文的连家都回不去了。为保险起见,就找主席借了50元。一般我们会半个月以后在见面,“还主席50元钱”这件事情就被我放入了11月9日的日程里,在11月9日到来前,我既不会忘掉,也无需在时刻记着还钱这件事情了,11月9日到来的时候,这件事情自然会出现在“今日待办”里,试想一下,如果我们能这样处理事情,压力会不会小很多。

关于“日程”需要注意的地方

其实严格意义上讲“今日待办”“明日待办”都是日程的一部分,只是这时间是今天、明天、还是某一天的问题,这里要区分两种事情:

一种是有时间要求的事情,例如“上午10点开部门会议”、“14:50的火车”等,这个是有严格时间限定的。另一种是没有时间限定的,例如“给主席50元钱”,这种事情只要在今天完成就可以了。

对于有时间要求的事情,其实是需要格外尊重的,一般来说,这种事情越多,一个人就显得越忙,压力越大,因为你的时间被限制住了。我会单独用Google日历来记录这类事情,这样通过以周、月为单位进行预览的时候,可以非常清晰的知道,自己这个星期、这个月哪些时间是空闲的,安排时间更为合理一些。所以,放在Doit.im日程里的,都是没有刚性时间要求的事件,这样会清晰一些。(个人习惯,仅供参考)

“尽快做”——ASAP清单

这个清单其实是造成误会最大的一个清单了。因为大家经常会把他叫做“下一步行动”清单,Doit.im里也是这样叫的,在《搞定》中,“下一步行动”出现在两个地方,一个的意思是“下一步需要采取什么行动”,另外一个意思就是“需要尽快完成的行动”,虽然在书中明确的定义了这个“下一步行动”指的是“ASAP——As Soon AS Possible”,但是这已经足矣让我们产生混淆了。就好比吉林省有个吉林市,当一个外地人谈到吉林的时候,很多人会想到吉林省,而吉林省内的人谈到吉林的时候,大多数是指吉林市。那我只说“吉林”,就足够让人头晕了,所以Doit.im中的“下一步行动”清单,实际是“ASAP清单”,@正牌七爷,应该有不少用户在这个问题上搞不懂吧。

如果把上面几个清单搞明白了,这个清单其实最容易,因为明确事情性质的时候,如果他不是垃圾,不是将来/也许,不是2分钟立刻做的,不是日程(含今日待办、明日待办),那就统统放到这个清单里吧。瞧这话多奇妙,“尽快”,有多快?自己琢磨吧。

通过这么一梳理,是不是清楚多了呢?附图一张,把整个文章做一个说明。

点击看大图

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7 comments on “结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单

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  2. Pingback: 【学员提问13】关于“等待清单”与“今日待办” | 培训师李参

  3. jankywei

    天啊,自己之前的理解是,所有的子任务都是下一步行动,难怪自己迷糊了。

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