风琴夹工作法——简单易用的个人效率提升方法

熟悉我的朋友都知道,我是用Doit.im+Evernote作为我的个人效能提升工具的。Doit.im管理行动清单,Evernote进行资讯的管理。近期在北京语言大学北京化工大学分别进行了2场关于GTD时间管理的公益讲座,同学们在讲座结束后也给了我一些反馈,同时这些反馈也给了我很多思考。

我实践GTD3年左右的时间,身边的同好大多数是达人,对常用工具了如指掌,如Doit.im,Ominifocus,Evernote,Wiz,与达人更多是经验的分享与探讨,但是从去年开始,我将GTD作为个人效能提升的课程带入企业,也做了很多公益演讲,和面对达人不同,培训对象大多数对GTD、时间管理并没有太多的概念,工具的使用也是五花八门,我在为大家带来课程的同时,也一直在思考,有没有简单,再简单点的方法,能够让大家方便应用呢?

《意志力》这本书中提到:科技作家丹尼.奥布赖恩 Danny O‘Brien 给他认识的70个“格外多产的”人发放问卷,询问他们把工作生活打理得井井有条的秘诀。结果,大部分人说他们并没有实用特别的软件和其他高级工具,但是很多人说他们的做法符合GTD系统——这个除了要求纸、笔、文件夹外不要求其他复杂东西的系统。

是的,想让你的工作和生活井井有条,确实不需要太多过于复杂的东西

功夫不负有心人,经过我的反复思考和改进,我终于找到了一个灰常灰常简单的方法,我把他称作“风琴夹工作法”,没那么多复杂的东西,只需要一个风琴夹,一支笔,一个便签本而已。并且经过我一段时期的使用,效果灰常灰常好哦!

灵感来源——偷看老师的包包

前期读了@永锡老师的文章 《我的GTD Style 工作区实务分享篇》,永锡老师结合David Allen的工作台,打造了自己的办工作系统,刚开始并没有太深刻的感觉,也许没有体会到其中的奥妙吧。直到上个月老师来北京,到酒店Check in后,老师留下他的包包给我,说他上去安顿一下,包包你随便看吧。于是我这个实在人就把老师包包里所有的东西都翻了出来,摊在了酒店大厅的茶几上o(∩_∩)o

不愧是GTD Style,从收集栏到项目管理系统,非常完备。其中项目管理系统Project Support 引起我的注意,这是这个系统中我认为最实用的部分,任何项目的信息资料,收集进去非常方便,好似把Evernote实体化一样,带着这东西就让人觉得踏实。我忽然想到,这个夹子我家里也有呢,而且有不同大小的,平时我都是用他来存放票据。那我不用他来做项目管理,而是管理行动,岂不是把Doit.im实体化了?

风琴夹系统需要的工具

这个系统需要的工具非常简单:

一个风琴夹:也叫票据夹,大小都有,我的是在上海马路上闲溜达,路边一个文具店买的,得力的,8元。一般里面是12层

一个便签本:哪里都能买到,多大的都有,要求就是方便一张一张撕下来,尽量不要用post贴,粘在一起不方便拿

一支笔:这个谁都有

对了,就这么简单

先打造一下你的工作台

最近一直在整理东西,家里的各类东西堆成山一样高,但是这个工作台确是我精心设计的。工作的地方要让你安心,试想,如果你的办公桌文件堆的向山一样高,找东西也很难找,你能安心工作吗?

另外,我也不赞成办公桌干净的什么都没有。我们整理办公桌不是搞卫生评比,而是让我们工作更有效率。经常用的东西在触手可及的地方,文件处理更有效率。

如果你是高手,你会发现我的桌面上还是有一些东西是莫名其妙的,这也是我把他称作1.0版本的原因,慢慢改进嘛。1.0版本的核心在这三个地方

1、笔筒:把常用的笔放在笔筒里,不要放在笔袋或者铅笔盒中收起来,笔袋和铅笔盒留着外出的时候用,而且我建议多买一些笔,别一支笔放在笔筒里,外出的时候又拿走了,“专笔专用”。

2、便签本:当我们专注于工作时,脑袋里冒出的各种未解决的事情在干扰着我们的专注力,就好像一只猴子站在你肩膀上不停的叫唤。当我们如此的心烦意乱,哪怕是最简单的任务。David Allen 叫“心猿 Monkey Mind”,将这些让你心烦意乱的事情写在便签纸上,然后继续你的工作,是非常好的解决方法。这里用的是便签纸,而不是一张白纸的原因在于:一张纸上写一件事情,而不是把所有事情写在一张纸上,都写在一张纸上我们需要反复的检视,否则就会漏掉东西。一张纸,一件事情,一个独立的处理单元。.

3、收集箱:当我们将所有事情写在便签本上,赶出大脑后,就要放进一个收集箱。这个收集箱什么走的都可以,我是用了一个透明的小盒子。小饼干盒子把盖子剪掉就可以啦,例如好丽友的“好多鱼”饼干。收集箱放在便签的上方,写好了,直接撕下来,扔进收集箱,剩下的事情,就是专注的工作了。

清空收集箱,将杂事加工成清单

当我们专注的完成工作时,可以把收集箱里的各种杂事(一张张的便签)拿出来,然后加工成清单。关于清单,请参看我的另一篇文章《结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单》,不过即使你不知道这些,也没什么关系。

这个风琴夹的奥妙,就是每一个栏代表着一个清单

收集栏Inbox:一些未处理的杂事(便签)和以放在这里,这其实是一个缓冲,给自己留有余地。存储没被加工过的内容,例如我收到别人的名片,也会放在这个栏里。

今日待办Today,明日待办Tomorrow,本周week,本月Month、Todolist

其实只是把事情写下来,还不能完全消除焦虑源,因为这件事情并没有得到处理,也就是说,在他没有得到妥善处理之前,内心就会不断有个声音不断唠叨你别忘记这件事情。

Doit.im的下一步行动清单(As Soon As Possible)中,并没有在做更详细的计划。所以我们这个“马上办”,一定会出现有的马跑到快,有的马跑的慢的情况。过于模糊的事件定义会让我们失去计划性。所以我把今日待办、明日待办后又加上了本周和本月,这样在处理的时候,会更加清晰,也可以帮助我们上紧发条,加快进度。如果想到的事情会超过一个月后再做,就直接放到Todolist吧,这其实就是我们所说的AS soon as Possible,在风琴夹工作法中,对清单的改造,更强调了计划性和时效性。

等待Wait : 委托给别人的事情,或者等待回复的事情放入等待清单

项目Project:风琴夹给Inbox和清单用去了7个,剩下的5个就可以做临时项目用了。收集所有和项目有关的资料。当然,如果觉得不够用的话,买个A4的大风琴夹,效果会更好哦。可以用post贴把项目的名字写下来,然后贴在风琴夹上,这样看的就更清楚了,项目结束后可以撕下来。

想法:其实有点类似Someday/maybe

要随时检视清单和项目

拿着这个风琴夹,我们要做的事情都放在这个夹子里了,我们要做的是按照清单和项目随时检视,清单逐级检视,先看今日待办,我的做法是开始一天工作的时候,把今日待办的便签都拿出来,放在桌子上,做完一件事情,就把这张纸扔掉(扔的时候感觉非常爽),而且和自己有个承诺,这个便签拿出来,就把他做完扔掉,就不要再放回去了。如果今天的事情做完了,再看看明日待办,本周,本月的事情有没有可以拿出来做的,然后随时调整,这样我们的工作会更有序啦。

还能再懒点么

如果你连风琴夹都懒得买,我左思右想,干脆拿曲别针把便签分类整理好,然后放在你的钱包里吧,虽然有点乱,不过思路是一样滴。

怎么样,这个风琴夹工作法还不错吧,是不是很简单,如果觉得很容易上手,可以试试看。也欢迎大家共同探讨!

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2 comments on “风琴夹工作法——简单易用的个人效率提升方法

  1. Pingback: 打造高效办公区——李参GTDstyle桌面系统V2.0 | 培训师李参

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