打造高效办公区——李参GTDstyle桌面系统V2.0

月初的时候分享了一篇文章《风琴夹工作法——简单易用的个人效率提升方法》,里面分享了我的桌面系统1.0版和风琴夹工作法,得到了很多网友的响应,同时大家也分享了自己的桌面系统,在写上一篇文章的时候,我就曾提过,自己的桌面其实还有很多不完善的地方,并且有很多地方还是会放一些莫名其妙的东西,但这样的办公环境确实对提升工作效率,改善个人效能有很好的促进作用,经过一段时间的实践,自已也有这几点体会

  • 桌面不是越整洁越好,整洁是用来给别人看的,打造自己的GTDstyle桌面主要还是为了提高效率,简化流程,所以一切以高效为前提。
  • 其他地方暂时乱些没关系,但是桌面一定要保证每天恢复原样。桌面上的东西可以摆放不整齐,但是不可一样无来历,不可一样无讲究。
  • 我只是个普通人,我会偷懒,我会陷入时间黑洞,我会工作的时候开小差,我会乱丢东西,我说过的话没多久就忘了,我会工作效率不高,我有拖延症。我相信每个GTDer都是有过类似的困惑才会进行GTD实践的,所以善于利用工具,即使我们的意志力弱一些,意识弱一些,也可以帮助我们战胜这些问题,这次我的桌面系统中就特意设计了这样的环节。

先上图

GTDstyle桌面系统2.0版的改进

1、增加了项目风琴夹Project Support:@永锡 老师的Project Support让我开眼的同时,我脾气还挺倔,总觉得自己没那么多纸张文件可以处理,所以在1.0版本的桌面没有这个,但我有在A4纸做规划的习惯,尤其是在进行课程设计的时候,然后纸张不分类,堆在桌子上,要找这个东西就太痛苦了,到处乱翻,果断增加了这个系统,世界一下子就清静了。听人劝,吃饱饭啊。

大风琴夹+单页文件夹+便签

注:这个项目风琴夹处理的是正在进行的项目,那项目完成了呢?我的建议:有电子档的电子档存档,没有电子档的,拍照存入印象笔记,然后纸质的东西扔掉,扔掉,扔掉。

懒得去逛了,风琴夹在京东上买的:http://www.360buy.com/product/689243.html

二页文件套:http://www.360buy.com/product/555822.html  这个没买,家里一直都有

2、今日待办+番茄钟+时间日志

今日待办:按照风琴夹工作法,经过收集的事件都以单张便签的形式放入收集栏,然后拿出来加工后放入风琴夹,第二天开始工作的时候,今日待办的那些便签就直接拿出来吧,别放风琴夹里放着了,这样有一个好处,就是给自己一个承诺,既然拿出来了,就不要放回去,把工作做完,然后爽呆的扔到垃圾箱里,那感觉真的很好。便签多了,拿一个小夹子夹起来,更整齐。(PS:那小夹子是我上小学二年级时候买的,历史悠久)

IPAD番茄钟:认真在电脑前工作的时候,其实IPAD是没啥用的,把它立起来当个番茄钟吧,屏幕大,立在那里还有一个作用,防止后面的风琴夹倒了。

有没有注意,这个桌面系统有3个计时器,分别是IPAD,手机(拿在手里拍照呢)和钟表(这个钟表是多功能的,可以做时钟,闹钟,倒数计时器和秒表)我使用过一些番茄工作法的软件,不过就像@高地清风 所说,低端工具占据主流市场,我觉得还是最简单的闹钟好用,IPAD总是在25分钟那里设定,闹钟的Timer设定在10分钟,上网的时间过的往往比较快,就给自己设定个10分钟上网时间吧,时间一到,立刻关网页,很有效哦。

时间日志:对于时间日志,我以前一直忽略。在10月去上海见到@八运会后,和他当面沟通,回石家庄后又把八运会以前发给我的邮件和他做的分享重新温习了一遍。我对时间日志的看法有一些改变,当然,我还是没办法做到他那样做时间日志,但是结合番茄时间,粗略的记录一下,还是非常有帮助的。

其实不在于记录,而是当我脑子里想着有时间日志的时候,就不会变得那么肆无忌惮。这源于前两天看了一段《康熙起居注》,我在想,皇帝每天的一言一行都有人记录,这些都是要流传子孙后世的,自己还没办法改,因为有了他的存在,帝王应该会更注意自己的言行吧。自己记录的时间日志虽然没人看,但是有了他的约束,对时间的敏感度增强了起来。

时间日志不用记录太详细,如果结合番茄工作法的时候,还可以顺便记录一下使用了几个番茄。1小时=2个番茄时间,很好计算。一天记录一张纸,一天工作结束的时候,可以把工作时间的日志写到当天的晨间日记中(这就是用Evernote做晨间日记的好处,什么都可以往里面放,用了两年9diary.com,开始叛逃了),再懒,直接拍个照,放到Evernote当天的晨间日记中,纸呢?同理,扔掉,扔掉。

3、两个收纳盒存放其他小物件

右侧的两个收纳盒是两个饼干包装盒子,饼干吃完,直接盒子留下来做收纳盒了。

右边的盒子放小风琴夹,还有便签本和周回顾小本子(在北京711便利店偶然遇到的,拿过来做周回顾),以前这个地方放的盒子里都是便利贴,后来发现从来没拿过,就把常用的便利贴拿出来,盒子就不放在桌子上了。(不可一物不讲究,没用的东西放别处,不放在工作台上)
左边的盒子分两个格子(蒸薯坊,饼干不好吃,但是盒子还不错),前面卫生纸中轴里放的是收集的数据线,和 @5s生活 学习的收纳数据线的好方法,再放一些小便签,后面的格子放的便签纸和蓝牙耳机,有了他,来电话的时候就可以解放双手喽。

青蛙毛巾:桌子上终于找到一个青蛙造型的东西了,上面放手机,手机充电的时候放一边,就看到青蛙。另外,手机一般我是用数据线接USB插口充电,从盒子里拿出数据线和手机,往下面的机箱一插,几乎不用动地方的。

防止手变残废的毛巾:放在这里,平时用鼠标的时候可以垫着手肘,防止变成鼠标肘,为什么不用那种专用的鼠标垫呢?奥妙是,打字的时候,把他展开,也放在手下垫着,这对于每天至少打5、6千字的人来说,真的是一个很好的东西啊。

4、其他

告示栏:显示器的键盘拖浪费太可惜了,可以放一个小标牌。现在我在上面写的是每日的一些例行工作,想写什么都可以啦。

台灯:除非光线不强,白天基本上是虚设啦,白天一般开房间里的大灯,晚上可以开。

音箱:这个音箱还是当年参加Doit.im征文的时候得的奖品呢。谢谢@i徐七爷,呵呵。(其实还需要一个耳机)在工作的时候,我的背景音乐是QQ音乐电台里的“轻音乐”,不用操心听什么歌,自己会播放,而且这个列表里放出来的歌,非常容易让我专注,因为一个“书房音乐”的广告语而选择,果然没错。如果觉得状态不好,就听苏打绿,小清新,容易专注又不吵,当一天的工作结束,就开始播放五月天的《第二人生》啦!

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