“从容过生活”——行云流水的GTD工具 Doit.im

这篇关于Doit.im的文章曾经是我博客中点击量非常高的文章,不过随着我的博客两次挂掉,这篇写于2011年12月的文章就石沉大海,在互联网上成了死链接。这是两年前参加Doit.im征文比赛的文章,得了二等奖(其实我一直大言不惭的认为我应该得一等奖),奖品是一对创新的音响,现在还摆在我的桌子上每天听音乐,利用率极高。

今天这篇文章终于又重见天日了,拿来和小伙伴们一起分享。

2012-12-20

自2009年实践GTD以来,我欣喜的发现自身的变化,做事变得更从容,更有序,对待生活的态度也积极了起来。已经忘了自己是在什么时候接触到Doit.im的,只记得在air平台上,有点慢,但是由于是云端同步,很好的解决了在公司和家里同步数据的问题,那时候刚刚开始实践GTD,对很多理念还没有更深入的了解,甚至不知道里面的一些词语是什么意思,用了一段时间,也就放弃了,这应该是我和Doit.im的第一次不太亲密的接触吧。

随着实践GTD的不断深入,也结识了很多实践GTD的朋友,我也慢慢对GTD的理念有了自己的见解,大家也经常通过各种途径一起探讨自己的实践经验,两年中,我加入了“幸福行动家”社群,也在石家庄创建了以个人成长为核心目的的“石家庄个人成长沙龙”,大家一起探讨时间管理经验,通过社群实践,共同成长。在大家的交流中,我发现,关于时间管理,大家都遇到一些相似的问题:

  • 由于日常工作繁忙,感觉压力很大,上班的时候觉得时间不够用,下班后很疲惫,日复一日,生活缺乏乐趣,久而久之,容易失去生活目标。
  • 非常容易陷入“时间黑洞”,比如准备利用下午的时间写报告,却一会儿上微博,一会儿聊qq,一下午的时间很快过去,报告却没有写,挫败感很强,心情烦躁,而且此种事情经常发生。
  • 脑子里装事情太多,压力很大,而有时候却总容易忘事。有时候忘掉答应别人的事情,有时候确是忘掉了自己的梦想。
  • 通过戴维艾伦的《Get Things Done》,你会发现GTD的六个流程“收集、加工、组织、排程、行动、检视”,可以帮助我们解决各样的问题,也可以帮助我们达到“心静如水”的境界。

很多GTDer也会用各种各样的工具来帮助自己实践GTD,其实对于工具,我一直尊崇的原则“少就是多”,适合自己的工具就是好的。在实践GTD的时候,我也尝试了很多工具,例如我用Google Calendar做我的行事历,用Google Task做我的任务管理工具,尝试后,我却发现我应用工具却一直违背自己的原则,因为工具用的多,不会帮助你更多,反而会成为你的负担,这一度让我非常别扭,直到有一次,我在参加永锡老师培训的时候,发现同好 @马克终南 的手机上有一个我熟悉的图标,这不是Doit.im么?难道。。。?脑子里一闪而过的想法让我很兴奋,立刻询问对方,得到的答案确实令人振奋,Doit.im终于有了手机客户端。

其实,随着我实践GTD不断深入,我也尝试使用过Doit.im,但是总是没有办法很好的应用,原因就是我不可能时刻呆在电脑旁,离开了电脑,也就离开了我的工具,这对于我来说是不可接受的,如果我在坐车的路上,或者是其他场合忽然有一个想法或出现待办事项的话,我就没有办法收集,那工具也就失去了意义。而拥有了手机客户端后,Doit.im忽然变成了我心目中“近乎完美”的GTD工具(还是那句话,工具适合自己就好,也许你觉得他有这样那样的问题达不到你的要求,但是对于我来说,却已足够)

下面,结合GTD的流程,来看看我是如何使用Doit.im的吧,也许会对你有所启发

收集:把一切杂事赶出大脑,放到头脑以外的地方

脑袋是用来思考的,而不是用来存放事情的。我们经常感觉到焦虑,失去目标感,是因为我们头脑中放了太多“杂事”了,脑子用来存放杂事,多了会睡不着觉,会焦虑,而且你的脑子如果能记下所有事情也可以,但往往好脑子不如烂笔头,你脑子里记的事情越多,越容易忘掉事情(这几乎是肯定的),而且,你的脑子里放这么悬而未决的事情,那如何去思考呢?如何去想自己的目标、梦想呢?所以,把杂事赶出大脑,放到头脑以外的地方,而这个地方就是Doit.im的收集箱,怎么应用呢?

  • 首先,所有能引起你注意的事情都是杂事,把所有杂事儿都放到收集箱,今天要做的事儿,明天要做的事儿,以后可能要做的事儿,公事私事,大事小事,一件不留全赶出大脑,放入收集箱。举个例子,小时候,爸妈经常突击检查我的内务,而我总是把屋子里搞的乱七八糟,所以当他们要突击检查的时候,我总是把桌子、椅子、床上等各种杂物全放到一个大盒子里,然后把大盒子藏起来,这样屋子里表面看上去很干净(呵呵,虽然自欺欺人,但是很管用)。
  • 其次,收集是随时随地的,脑子里只要有想法,就要收集下来,而且逐步养成这个习惯。这个想法不是马上可以变成现实,但是转念即逝的想法,如果忘掉了,没有被记录下来,就有可能失去把想法变成现实的机会。这些想法,说不定有些就是我们一生的梦想,可能忙碌的工作让我们忘记了当时的想法,没有记录下来岂不是可惜?我们灵光一闪的时候往往不是在电脑前,所以,手机客户端非常的重要,只要有想法,就马上收集下来,anytime,anywhere。Doit.im的手机客户端非常方便,点一下屏幕上面的“+”,写下你的想法,就这么简单,而且可以随时进行手机和电脑的同步,非常方便。下图是我的收集箱。
  • 最后,遵循“两分钟原则”。如果你脑子里的想法能在两分钟内变成现实,那就不要收集了,立刻行动,把他变成现实,否则,有些事情也许这辈子都不可能去做了(有可能不屑去做了,勿以善小而不为)。收集的目的是便于加工,但是加工这个杂事比做这件事情费的力气还要大,也就失去了加工的意义了,所以,如果这件事情两分钟内就能搞定,那就马上行动吧,否则,就应了一句经典“我们都有拖延症”,呵呵。

加工:把杂事加工成下一步行动只需要10秒,但是很多人做不到

我们经常会看到微博中有很多精彩的视频或文字,当我们看到这些视频或文字的时候,我们的反映是什么?我看到很多转发,内容都是“mark一下”,但是我们mark的内容真的会看吗?还嘴硬?好,那就去看看吧。看看我们微博的收藏夹里有多少我们没有看的视频,看看收藏夹里有多少收藏的网站,从我们收藏起就再也没有登陆过。所以,《Get Things Done》的作者戴维艾伦说:“把杂事加工成下一步行动只需要10秒,但是很多人做不到”,而那些做到的人,往往是能够很好的处理自己和时间的关系,往往是那些能够从容过生活的人。

就像为了应付检查而把杂物都放在大箱子里一样,最终也要把他们拿出来,或者物归原位,或者不再需要扔掉,或者做其他用途。杂事也会有几种处理方法

  • “下一步行动”:把杂事加工成下一步行动的两个关键,一个是有keyman,一个是有动词。例如:杂事是“做培训前调查问卷”,加工成下一步行动就是:“把调查问卷发email给王老师”
  • 行事历:下一步行动没有固定的时间安排,需要尽快落实,而把这些行动落实到我们的日程中就是行事历。Doit.im在这一点做的非常好,你可以把下一步行动直接安排到“今日待办”一栏,还可以安排到具体时间。“日程”可以把下一步行动安排到这一年当中的某一天,当这一天到来的时候,会自动出现在“今日待办”栏目,通过这样加工处理,不会忘掉任何一件事情,而且通过浏览日程,可以对自己的时间安排非常清楚。
  • Someday/Maybe: “理想很丰满,现实很骨感”,虽然有些事情只是我们的想法,但是如果你记录下来,他就机会变成现实,所以,如果你有什么想法,即使现在没有条件实现,也记录下来吧,这就是我们提到的:“Someday/Maybe清单”,在Doit.im里,叫做“择日待办”,如果你的收集栏中,有什么是有可能在某天做的事情,就放在Doit.im的“择日代办”里吧,定期拿出来看看,想办法变成现实。就像切.格瓦拉说的那句话“让我们面对现实,让我们忠于理想”。理想是用来实现的,而不是用来祭奠的。

组织:做事靠系统,而不是凭感觉

把杂事赶出大脑,放入收集箱,然后加工成下一步行动,然后就要有效的对行动进行组织。其实“行事历”和“Someday/maybe清单”就是两个行动清单,一般我们面临的清单主要有两个:一个是“项目清单”,一个是“行动清单”,我最喜欢Doit.im里的功能就是“情景”这个功能

分批次处理的行动清单:我们每天会面临很多“下一步行动”,有效的对“下一步行动”进行组织,会大大提升我们的办事效率。例如:电话可以集中在一起打,一次外出,集中办几件事情。将发邮件的工作统一在一起做,这样可以大大的降低因为场合切换所带来的切换成本。这时候分批次处理就非常重要。将杂事转化成下一步行动的过程中,选择一下情境,这样可以按照情景进行批次处理,大大提高效率。在Doit.im中,情景还可以自定义,由于我们很多工作在电脑前进行,我还分别自定义了“微博沟通”、“邮件沟通”、“IM沟通”等自定义的场景,这样做的好处不仅仅可以提高效率,还可以避免我们进入时间黑洞,对微博控来说非常有必要。

项目清单:如果你习惯使用Google Task,你对项目清单应该不是很陌生。Doit.im很好的解决了时间节点的问题,在这点上处理的非常完美。如果用好这个功能,我相信在面临多任务的工作时,你会处理起来非常从容。举个简单的例子,我们每天其实都面临很多的项目,有些项目由我们来主导,有些任务我们是其中一个环节。小到去医院体检,大到举办一场大型的会议,这都是项目。我相信,你每天的焦虑烦躁很大程度上是无法从容面对这些繁杂的项目而造成的,因为你面临的“下一步行动”太多了,介绍一下我的经验,或许对大家有所帮助

  • 首先针对每一个项目,要有标准操作流程,标准操作流程中每一个步骤都是“下一步行动”,这是前提。以前用Google Task就是这样,但是Google task相对功能简单,只有完成和没有完成这样的操作,但是,这样基本上也足够了,只是在移动状态下不够方便,没有手机客户端,没有办法做到anytime,anywhere。对于Doit.im,只要在项目下“新增任务”,就能够实现。这样,打开项目页面,每一个项目的每一步行动都可以看的非常清楚。不过Doit.im没办法设定子项目,所以也只能安排中等项目,大项目就不太适合了。
  • 将“下一步行动”放入行事历,这是我最喜欢的功能,也Google Task没办法实现的功能,而这点非常重要。如果你同时在做5个项目,这5个项目都有很多的行动,那今天,我该做什么呢?所谓,帐多了不愁,虱子多了不咬。看着这么多无从下手的事情,你不焦虑谁焦虑呢?所以将每一步行动放入行事历(针对Doit.im就是“今日待办”、“明日待办”“日程”),这样你每天上班打开电脑或查看手机时,在“今日待办”中就能看到很多“下一步行动”,这些行动来自不同的项目,但是Doit.im可以帮你做这些事情,想象一下,如果这些内容都存放在脑子里,你不崩溃谁崩溃。
  • 分批次处理“下一步行动”这一点我还没有完全做到,但是正在逐步实践中,如果面临多任务,Doit.im帮你把每个项目的下一步行动放到行事历中,如果再根据情景,分批次定义一下,那就更好了。这样你的效率又会大大提高。这需要在定义下一步行动的时候,定义一下“情境”,这样早晨上班,Doit.im不仅帮你安排了今天你要做哪些工作,同时打开“情境”页面,看一下,今天哪些事情电话沟通,哪些事情发邮件沟通,哪些事情需要外出办理,哪些事情需要当面谈,这样是不是会大大节省你的时间呢?

如果你每天的工作都像这样井井有条,你会焦虑吗?我想不会吧。“做事靠系统,而不是凭感觉”,系统越完善,我们面临的突发状况也就越少,谁都希望每天我们做的事情都能得到掌控,“一切尽在掌控之中”,我们才真正能体会到“心静如水”的境界。

检视:没有检视的人生不值得活

苏格拉底说:“ 没有检视的人生不值得活”Doit.im在检视环节也很重要。对于我个人来说,频率比较多的检视环节是每日检视和周检视

晨间日记:我的晨间日记采用9diary.com的九宫格日记,在填写日记第二栏中的每日计划时,我都会看一下“今日待办”一栏,并把今天最重要的事情写在第一行。(晨间日记具体使用方法详见:《九格日记9diary.com——在线用九宫格记晨间日记》),同时每日清空收集栏

周检视:下图是我的周检视模版

在周检视中,例行动作主要围绕Doit.im,清空收集栏,并且检视“下一步行动”清单“择日待办”清单,看这两个清单里哪些任务可以安排在下周的行事历中(也就是把某件事情提上日程,开始行动),再看一下“等待”清单,检视授权的工作哪些需要督促或确认。

结语

Doit.im作为国产的GTD应用,我个人感觉很适合我,也有朋友们问我使用这个软件的心得,正好今天就写下来,不过“关键不是工具,而是用工具的那颗脑袋”,找到适合自己的工具,为我所用,从容过生活,才是最重要的。关于Doit.im,欢迎大家通过新浪微博与我交流:@培训师李参

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2 comments on ““从容过生活”——行云流水的GTD工具 Doit.im

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