清单邮件整理术

也许你是个邮件狂人,每天会收到上百封邮件,处理邮件就是你每天的重要工作,那如何高效的处理邮件就是你应该关注的了。一个效率达人,会使用清单处理每天的项目、行动和日程,其实清单的思路同样适用与处理邮件。

本篇文章只写邮件处理,如果对清单感兴趣,请看我写的文章:《结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单》

由于我使用Gmail,所以本文主要以Gmail为例,其他邮箱其实道理都一样,举一反三

首要原则:零态清爽 Inbox Zero

如果你没有做过规则的过滤,那收件箱就是新邮件到达后默认的存储空间。而整理邮件的第一个关键点就是零态清爽,很多朋友问我,怎么处理邮件更高效,我会说,如果你别的都记不住,记住这条就可以了。

让你的收件箱随时保持清空状态,也就是我们所说的“零态清爽”,(关于零态清爽,可以参看这篇文章《零态清爽——明确并处理自己的收集箱Inbox》)

道理其实很简单,无论你每天收多少封邮件,长年累月下来也会有不少。如果你的邮箱中有2000封邮件,而你今天收到的邮件是20封,我只需要关注今天的这20封邮件就可以了,没必要每天对着那2000封邮件闹心,对你一点用处都没有,所以,为了保持你的愉快心情,别让那些陈年旧邮件扰乱你的视听,让他从你的收件箱消失吧。

那么这样,你的收件箱里每天看到的都是当天收到的新邮件,处理起来是不是信心十足呢?

如果你以前从来没有清空收件箱的习惯,邮箱里挤压了成千上万封邮件(一点也不夸张),怎么办呢?这事情说简单也很简单,在你的邮箱里,建立一个收件夹叫“待整理” (或者你喜欢的名字),然后把收件箱里的邮件放到这里,等有空的时候再整理,如果没空整理,也没关系,因为大多数人没空整理,但是不会有任何损失

从现在开始,保持零态清爽,就可以了。

关于处理邮件

其实我们收到的邮件只是一个载体,而邮件背后却是行动或资料。你收到的一封邮件,可能需要你安排一系列的行动,或者是对你有用的信息,或者参考资料。

面对邮件,可能需要回复、转发或重新写一封新邮件。

这里处理的定义,并不是你真正的将这封邮件回复、转发或者存档,而是将邮件进行一系列操作,而这一系列操作,就可以用清单的方式来进行处理。

删除

没有用的邮件就把他删掉,不要吝惜。这看上去是最简单的一步,确实最重要的一步,那些未来可能会有用的邮件,可能一辈子都用不上,整理邮箱,先从删除开始,有了这一步,才有了后面的基础。

2分钟原则

如果一封邮件,可以在2分钟以内完成,那就立刻处理,无论是回复,还是转发还是其他,有时候,一封邮件你发出的速度快,可能整个团队的进度都会快一步,所以2分钟能处理完的邮件就不要拖。

Tips:如果发邮件的对方很重要,但是2分钟内处理不完,可以用1分钟的时间回复一条:“邮件已收到,我整理好资料回复您。” 等文字,让对方知道你的工作进度,其实与人方便也是于己方便。这和自动回复不一样,自动回复的格式一看就是系统发的,发件人收到自动回复的邮件,根本没办法判断你是否看到了,而且每次发邮件,你都有一个自动回复,对方会觉得很烦。

在删除和2分钟处理邮件后,剩下的邮件就是那些不能马上做,但是要计划安排的邮件了,我们可以考虑建立几个文件夹,来帮助我们处理邮件。

Action 下一步行动文件夹

如果邮件需要尽快回复,转发或者按照邮件中的信息安排任务,把这类邮件放在这个文件夹里,找一个固定的时间处理邮件的时候,就不用再筛选了,直接一封一封处理就可以了。这里所说的尽快,指的是As soon as possible,至于要有多快,至少要在deadline以前。

Wait 等待回复

发出去的邮件,有一些比较重要,需要等待对方回复的,可以放在这个文件夹中,Gmail或者qq邮箱往来邮件都会在一起显示,所以把发出等待对方回复的邮件放在这个文件夹里,可以定期检视,如果对方没有回复,就可以及时采取下一步行动了,这个也就是我们常说的等待清单。

S/M 将来/也许

这个文件夹的出现,可以让你很多不知道放在哪里的邮件有很好的去处,那些不是马上需要做,也不判定是不是需要做的相关邮件,不要那么着急存档,可以放在这个清单里。

使用S/M文件夹,定期检视,会给我们增加很多机会。比如有一次我收到一封邮件,是一个机构和我商讨合作的意向邮件,但是当时我们确实没有很好的合作点,我并没有把这封邮件删除或者存档,而是放在了S/M这个文件夹里,一年后,当我检视S/M文件夹的时候,发现了这封邮件,我又拿出来重新读了一次,这次发现了合作点,于是发邮件给对方,后来我们建立了非常好的合作关系,有时候这个文件夹,会让你在茫茫邮件的海洋中发现宝贝呢。

存档

邮件中的“存档”其实是一个很神奇的按钮,他好像蓝妹妹的魔法杖,对着邮件说一声“消失”,邮件就不见了。其实存档按钮就是让邮件在你的眼前消失的这样一个按钮。

存档和删除不一样,删除一封邮件,邮件就进入了垃圾箱,意味着我不需要这封邮件了。而存档,指的是将邮件封存起来,除非我搜索他,否则不出现在我眼前,针对Gmail来说,他的保存地点不是垃圾箱,而是一个叫做“所有邮件”的文件夹,这里保存着你的所有没有被删除的邮件。

什么样的邮件适合存档呢?那些处理完的,项目结束后的文件,都可以进行存档,这些邮件可能以后被利用的机会很小,但是还是可能会有用的邮件,就可以存档。

在很多企业,邮件的沟通记录可以作为证据,这类邮件近期不会在用,就完全可以存档。

有些人习惯把处理过的邮件再进行分类,例如按照项目分类,按照发件人进行分类,当然这是一种习惯,但是如果你发现,你按照这种方法分类,但是从来没有按照这种分类的方式查找邮件,或者查找的速度比用搜索的方式慢,那干脆还是省省吧。以前我也是这样做的,但是后来发现很少用分类的方式进行搜索,既然很少用到,整理的时候也不要费那么大力气了。

最后,还有两个类型的文件夹,可能不只一个,但是建立了会对你有帮助。

当前项目 Flow

你有可能有几个项目正在进行,和项目有关的邮件你可能处理完了,但是由于项目本身还没有结束,虽然你处理完了邮件,但是在项目进行中,很可能需要调出这些和项目有关的邮件来进行参考,所以这个文件夹就是存放当前正在进行中的项目邮件的,先不着急存档,先放在这个文件夹中,等项目结束后,将里面的邮件进行存档,同时将这个文件夹删除。

如果你的邮件很多,可以以项目名称来建立文件夹,如果邮件不多,直接建立一个叫做“当前项目”的文件夹就可以了,所有那些处理完成,但是项目还没结束的文件可以随时存档。

参考资料

有一些类似于操作手册,公司规章制度、管理办法等等文件,可能是公司集体下发的,如果存档了,真需要的时候,查找起来可能会麻烦一些,尤其是这类邮件很多都带着附件,当然你可以把附件储存起来,如果嫌麻烦,就建立几个参考资料的文件夹吧。把相关的参考资料放在这里,就可以了。注意,保持这个参考资料的关键性,不要什么都往这个文件夹里放,如果文件夹里的邮件太多了,就失去了参考资料的意义。

最后啰嗦一句,针对项目管理、行动管理、个人知识管理我们可以结合印象笔记和任务管理软件,例如印象笔记、Doit.im,Omimifocus等一起使用,会更高效。不在本文讨论范畴,就不赘述了。

茫茫邮件的海洋,有了这些方法,相信你可以轻松畅游了。

spacer

2 comments on “清单邮件整理术

Leave a reply