零态清爽——明确并处理自己的收集箱Inbox

在去北京新悦海体育做时间管理培训前,Sara跟我讲,我打开收件箱,看到我的邮箱里有121封邮件,看着就心烦,明明知道需要回复,但是就是心烦,然后就关上了邮箱。

我说:“如果是我,我也会心烦,同样的动作,关上邮箱。但是,”我问Sara,“如果你的收件箱里只有6封邮件,而这6封邮件需要你去处理,你会有心情做吗?”

Sara回答我:“应该会的。”

“是的,就是这样,我的邮箱里有2000多封邮件,但是我每天只会看到今天刚收到的邮件,每天下班前,我都会把邮箱清空,这样做会不会减轻一些压力?”得到的回答,当然是肯定的。

其实,这就是我们经常提到的“零态清爽”,说到这里了,那今天就说说Inbox吧,GTD的第一个环节

关于Inbox的数量

很多人都提到,收集箱尽量要少,最好是一个。但是,有时候,这是很困难的。我们每天面临大量的信息,而且是从不同渠道的。举几个例子

电子邮件:如果你是邮件狂人,或者用邮件进行沟通,这个信息很显然是个很大的信息源。很久很久以前我也是个邮件狂人,早晨打开Outlook,看到那个提示信息“您有75封邮件在接受”,看着那个进度条,就有一种抓狂的感觉。

即时通讯信息:现在很多人都不只是用一个即时通讯工具,QQ、SKype、飞信、微信、微博私信,这里不仅仅是聊天,还有很多有用的资讯、有些咨询还需要转化成行动,有没有想过把他收集到哪里?

手机相册:这是一个随手拍照的时代,打开自己的手机相册,看看里面有多少照片

文件:网上看到的图片,同事发来的Excel表格,策划案,电子书,各种文档,当你点击保存的时候,存到哪里了?停,现在马上看看你的桌面,有多少文件?

短信:不管是有用的没用的,多少短信

这些信息,是不是要收集到很多的地方呢?当然要收集,否则,用我们的大脑记着吗?

明确自己的Inbox(收集箱)

其实,如果要保持“零态清爽”,要做的一个事情就是清空收集箱。即使事情还没有处理完,但是却能立刻有不一样的感觉。我举个例子。我家里的沙发就在大门旁边,我们经常做的一件事情就是回家把手里的东西就随时扔到沙发上(带脚踏的那种沙发,本来是让人享受到,结果成了储物沙发),不收拾,然后那个东西就越堆越多。每天回家,看到沙发上那堆东西,我就心烦。

直到有一天,我忍无可忍的把沙发上的东西全都扔到了阳台上。(沙发干净了,阳台乱了)

看上去,我好像并没勤快多少(好吧,我承认,我不是一个好主妇),但是,事情却发生了本质的变化,因为阳台不是经常去的地方,虽然东西我并没有收拾好,但是却让每天回家第一眼看到的地方变成了“零态清爽”

没错,我就是要这个心理作用,别小瞧这个心理作用,这绝对不是在取巧。我们所有的Inbox,都要“清空”,保持零态清爽,并不是把所有的事情都做了,所有的信息都处理了,有所安排。

所以,如果要保持零态清爽,那就做两件事情就可以了

1、设法为所有的信息来源找到“Inbox”

2、定期清空Inbox,保持零态清爽

下一步,再考虑清单的问题。关于清单,可以参看我的文章《结合DOit.im谈GTD的几个清单》,本文不谈清单,只看Inbox

我的Inbox,大致是这样的:

1、收件箱:邮件自然就是收件箱了

2:印象笔记默认笔记本:网页信息、网站上看到的信息收集至印象笔记,我看到很多朋友就一个笔记本,就是印象笔记最初建立的默认笔记本,我是不建议这样做的。如果你用“悦读”、“剪藏”这样的插件,都会收集到默认笔记本里,所有的笔记都放在一个笔记本里,笔记多了,自然就会乱了。所以单独拿出一个笔记本,当作Inbox,把他设为默认笔记本,信息进来后先进入到这个笔记本,然后再处理到其他的地方。(这个稍后再讨论)

3、手机相册:我喜欢随手拍,拍过的照片都放在手机相册里,越来越多,到时候找都不好找了。所以我会定期把手机相册的照片倒出来。以前用数据线,现在直接用“金山快盘”(现在很多云存储的软件都有手机照片备份功能)直接传到电脑上

4、Doit.im的Inbox和办公桌上的小盒子:随时收集想法,该做的事情或是Idea,都收集到这里

5、电脑桌面:桌面上有一个叫做Inbox的文件夹,你懂的。。。

另外,如果是Windows系统,推荐使用腾讯的“小Q书桌”或者360的软件助手,把自己经常使用的软件的快捷方式集成在这里,桌面上那些快捷方式就删了吧。或者建一个名叫“快捷方式”的文件夹,把所有快捷方式都放进去,也是可以的,这样方便很多。(不得不说这点Mac做的就是好)

定期清空收件箱Inbox

1、每日清空:

邮件:每天结束工作前,会把收件箱清空,或存储,或加工成行动

Doit.im的收件箱和办公室的小盒子:每天清空,同时加工成行动

2、定期清空:印象笔记的笔记本和手机相册定期清空,手机相册备份到金山快盘后,手机上的相册是空的。

其实,如果想让心情好起来,家里的显著位置一定要清理,例如家里的茶几、沙发,即使把东西挪到其他眼不见心不烦的地方,也会立刻不一样。So,我有干净清爽的办公桌,其他地方。。。慢慢来吧。。。

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One comment on “零态清爽——明确并处理自己的收集箱Inbox

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