用活页本(手帐)做时间管理(上)

关于工具,永远是时间管理实践者永恒的话题,虽然我最不喜欢讨论这种话题,但是作为一名实践者,还是分享一些方法,和大家互相探讨,不一定是适合你的,但万一要是对你有启发呢?

为什么是纸笔系统?

很多人纠结于工具,总是在探讨到底使用电子工具还是纸笔工具,两派达人争吵的不亦乐乎,在我看来这个问题根本无解,你愿意使用哪个就使用哪个,因为每个人是不同的。 举个例子,一枚煮鸡蛋,你喜欢吃鸡蛋黄还是喜欢吃鸡蛋清?小时候我家一吃煮鸡蛋我就很头疼鸡蛋黄,觉得难吃,但是又不得不吃,因为爸妈都不喜欢吃黄。结婚后,发现老公吃煮鸡蛋先把黄吃了,对着蛋清皱眉,我才发现这世界上原来还有人喜欢吃鸡蛋黄啊!于是,我家最和谐的一幕发生了:一个人吃蛋黄,一个人吃蛋清。老公也很奇怪,这个世界上居然有人喜欢吃鸡蛋清。每个人喜好不同,工作习惯不同,工作性质也不同,选择适合自己的工具,才是最重要的,和别人去争论哪种类型的工具好,没有任何意义。

对于我自己来说,我是两种都用的,因为在我的眼里,目前为止,没有一款工具可以解决我所有的问题。就像没有任何家用电器能够满足你日常生活所有需求是一样的道理,为什么单独把纸笔拿出来呢?纸和笔是你最容易得到的工具,每个人都有,甚至不需要另外购置。

《意志力》的作者在书中提到:“科技作家丹尼.奥布莱恩给他认识的70多个格外多产的作家发放问卷,询问他们把工作和生活打理的井井有条的秘诀。结果大部分人说他们并没有使用特别的软件或其他高级工具,但是很多人说他们的系统就是除了要求纸笔和文件夹以外不要求其他复杂的系统。”

我的工具系统就是从纸笔开始的,在实践了一段日子后,又找到了很多优秀的工具,例如Doit.im、印象笔记、风琴夹等等,所以如果你觉得在选择工具上无从下手,那就从纸笔开始,因为他足够简单,也足够让你用最快的时间行动起来。

长矛和利剑哪个更厉害?

长矛和利剑哪个更厉害?如果你很快回答,一定没有仔细思考过。因为这两种兵器各有优势,对于电脑手机APP和纸笔系统,也是同样的道理。电子工具更善于提醒、大批量收集、智能化,缺点是他会牵扯人的一部分精力,例如你打开手机的时候,会被很多莫名的东西干扰,有些人习惯上只有拿着纸笔系统,写在纸上,心里才踏实。纸笔系统方便携带,书写方便,更容易使用,不需要太多的学习,但是在提醒方面就显得有劣势,需要不断反复的回顾。

用纸笔系统关注一个月以内的任务

纸笔系统更像是利剑,如果是一个月以内的任务,纸笔系统有非常大的优势,结合便利贴,会让你的工作轻松不少,也非常适用于刚刚践行时间管理的朋友,想让自己的工作和生活更轻松一些,一支笔,一个本子,会有立竿见影的效果。

OK,废话少说,现在开始行动

第一步:用活页本(手帐)建立清单系统

工具准备:活页本、便利贴、笔

本子最好用活页的,没有也可以用一般的本子,活页的本子方便改变页码的位置,可以随心所欲,写完了觉得碍事还可以扔掉,如果有分类标签可以用一些分类标签将活页区分开,普通本子也可以用分类标签区分开(淘宝京东搜“分类标签”就能买到,很便宜),当然如果喜欢你可以买一些彩色的活页本分隔页,就更完美了。本子我用的是A6的,方便随身携带,也有朋友喜欢A5的,看个人喜好吧。

区域1:收集箱 Inbox

关于为什么建立收集箱,我就不在本文赘述,请参看我的文章《建立思维的秩序——清空大脑的三个层次》(微信回复“收集”)这个区域放在笔记本最前面,本子里可以放一些便利贴,脑子里有任何的想法,可以随时记录下来,这个区域不用太多,本着“零态清爽”的原则,收集箱是要定时进行清空的,这也是为什么用便利贴而不是随时写下去的原因,这些便利贴记录的,有些是杂事,有些是想法也有一些是信息,需要进一步加工组织,如果直接写上去,在加工成清单的过程中,还需要在写一次,重复劳动,降低效率了。关于零态清爽,可以参看我的另一篇文章《零态清爽——明确并处理自己的收集箱Inbox》(微信回复“收集”)

每天下班前,清空收集箱,将收集箱里的内容,转移到其他清单中,做到“万物各得其所”

区域2:等待清单Wait

如果事情需要委派给别人做,就可以将这个事情放在等待清单中。例如:整理部门办公用品需求,委托给部门小张,那就可以将这个事情放入到等待清单中。等待清单会存储一些不是自己做的工作,但是和自己工作息息相关的事情。现在的工作中更多的讲究团队配合,你的工作往往需要依靠别人的工作结果,所以这时候建立这个清单就显得尤为重要。例如以下这些都可以放在等待清单中

给客户寄送快递:发完快递后可以放在等待清单,等客户签收

完成小组会议既要:这件事情委派给小张去做,那在你委派后就要放到等待清单中,提前提醒,防止被动

给客户发送催款通知:发送完了通知是不是要等待别人结算呢?如果客户还没有结款,等待清单的作用就是提醒你再催促一次

发邮件给大胖:如果这封邮件等待对方回复,就可以放在等待清单里。当然,还有更好的方法,就是直接把邮件拉到邮箱的“等待”文件夹,关于这部分不赘述,请参看我的文章《邮件清单整理术》(微信回复“邮件”)

区域3:S/M清单 (可选)

’将来/也许“清单,Someday/Maybe,两层含义:

第一层含义是Someday,某一天,这个没有明确的限定,一般我用来定义一年以上的事情,或者远期的任务,这样以年度计划作为分割点,Someday就比较容易区分了,既然是一年以上有生之年内做的事情,就先不要干扰自己今日的计划了,否则杞人忧天,定期回顾的时候再去想。

第二层含义是Maybe:可能,也就是这件事情是否想好还不一定,在判断是否做而犹豫,不如先放入S/M清单。

《杜拉拉升职记》中王伟说的一句话:”成年人谈恋爱,无非有两种结果,一种结果是结婚,一种结果是分手。“ 放入S/M清单的事情,一般也会有两个结果:转化为任务,或者删除。也就是说在你有生之年,要么把清单里的事情变成现实,要么就删除,不再理会,在你还没有想好或者还没有行动的时候,就让他呆在这个清单里。

这个清单其实可以选择放在你的活页本里,也可以单独拿一个本子记录下来,或者放入到手机APP里,我个人的S/M清单是放在Doit.im中的,没有在本子里出现,因为我用本子系统更专注的关注一个月以内的事情,一年以后的事情,就先不让他出现在我的视线里了,专注当下。

区域4:任务清单

关于任务的定义:凡是一个事情多于两个步骤,就属于任务。关于多任务管理的细节,可以参看我的另外一篇文章《用便利贴组织自己的小系统》 (微信回复“多任务管理”)

这个区域用来梳理自己的任务清单,一般是一年以内的清单,你可以选择一个月一张纸,列出本月需要完成的任务。或者一个当月任务,一个本年任务。

这个区域只存放任务的名字,而不存放每一个任务所涉及的行动,这样可以帮助你建立全局感。清晰的知道自己每个月都需要完成哪些任务,完成一个划掉一个。这里可以用便利贴,也可以直接写在本子上,看你的喜好。

区域5:任务

这个区域需要为每一个任务留一个区域,可以是一张纸,也可以是多张纸。因为针对每一个任务,我们都需要做两件事情:

1、将任务分解为可执行的行动:一个任务一定由多个行动组成,如果这个任务有标准化的流程,那就更好了,直接放到本子里。

2、收集与任务相对应的资料:一般是和这个任务有关的关键少量的信息。

我们对任务的掌控,实际上就是对行动和资料的掌控。每一个任务,只要明确了下一步行动,就不会造成拖延,任务加工成行动会更容易执行,而每一个行动可以分解到每一天,即使是多个任务同时进行,我们也可以轻松的掌控多个任务,按照计划按部就班的进行。

应用举例:办理社会保障卡

第一步行动:打电话给人才市场询问办理社会保障卡需要携带哪些资料

第二步行动:上网查询办理社会保障卡的相关政策

一个复杂的任务,看上去没有头绪,其实是我们找不到第一步行动。在办理社会保障卡前,确实不太清楚需要做什么,一件事情无从下手,就很容易造成拖延,所以一个任务的第一步行动很关键。

下图是这个任务的实例,这么做基本上任务这个区域会很厚,所以一个任务完成了,可以把他撤下来,节约空间。

建立一个”其他“任务

我们可以在本子里建立一个名为”其他“的任务,存放那些没有归属的行动,这些行动都是我们说的As soon as possible尽快要做的行动,这样你就不需要纠结到底要把这个行动放到哪个任务里了。

区域6:资料

这个区域可以放在本子的最后,做任意用途。可以收集一些电话号码和其他信息,也可以用来做会议记录,书写笔记,让本子更灵活,可用性更强。至于多少页,就自便吧。

用活页本(手帐)做时间管理(下)

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8 comments on “用活页本(手帐)做时间管理(上)

  1. 曹刚

    用活页本有点麻烦,感觉还是用doit.im比较好,随时记录,随时更新。还节省成本。哈哈。

    1. 培训师李参

      还是那句话,不用讨论哪个系统好,没有任何意义,找到适合自己的就好。

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