结合印象笔记Evernote“标签”做多任务管理

近期我的博客和微信上“印象笔记”这个关键词的检索频率很高,看到我自己写的文章能够对大家有帮助,也非常开心。有些朋友给我在微博微信上回复,说按照我的方法,工作任务清晰了不少,也有一些朋友给了我一些反馈。前天微博上有位朋友问到这样一个问题:

看了我分享的文章《这些年,我用印象笔记Evernote做什么(二)项目管理篇》(微信回复关键词“印象笔记”),自己也按照这个方法进行了实践,思路清晰了不少,这位朋友是做服装设计的,他按照项目的进行阶段进行分类,然后根据年份季节来进行标签的设置。(具体见下图,图片发布前已征求过本人同意,不过好多日语,看不懂)

不过却有这样的担心,印象笔记可以同步的笔记本数量是250个,随着使用印象笔记的不断深入,笔记本肯定越来越多,超过了250个就没有办法再建立了,(高级账户亦如此)如果按照这种方法,虽然清晰,但是总会有笔记本分类超负荷的一天,怎么解决这个问题。

不知道大家有没有和这位朋友同样的担心,其实这个问题在两年前已经发生在我的身上了,所以这种担心不如道理。通过笔记本组建立分类,确实能够让笔记清晰不少,但是当笔记本超过最大值的时候,就不那么乐观了。当时我通过搜索引擎搜索“印象笔记可以建立多少个笔记本”这样的关键词,在网络上找到了一个Evernote官方的用户指南,得到的回答是:印象笔记可以建立250个同步的笔记本,10000个标签。

用印象笔记的朋友肯定知道,印象笔记的笔记本组(分类)只能建立两层,第三层就不可以了,不如其他的软件例如为知笔记可以进行多层分类,但是有没有想过这到底是产品设计的缺陷呢,还是就这么设计的呢。其实从笔记本的数量和标签数量上,很明显可以看出来:印象笔记可以大数量的创建标签,而并不是很鼓励用户大量使用笔记本组(分类)。

注:
1、在此文中,我所指的分类就是指的印象笔记的笔记本和笔记本组。
2、为了不和项目管理这个名词产生混淆,本文及以后稳重中的项目管理用任务管理表述。项目Project本身比任务Task更为复杂,本文涉及的级别属于多任务管理。

印象笔记分类和标签的区别

分类:一个分类下可以有多条笔记,但是一条笔记只可以属于一个分类,分类只能建两层,不支持多层,最多建立250个。

标签:一个笔记可以有多个标签,标签可以进行整理。标签可以多层嵌套。这是从笔记的角度出发。如果从标签的角度上看,一个标签下可以有多个笔记,一个笔记也可以存在于多个标签下,最多可以建立10000个。

关于标签和分类,可参看《大象的三个武器——浅谈印象笔记的“笔记本分类”、“搜索”、“标签”的应用》(微信回复“标签”)

用标签替代部分分类

为了让自己的笔记设计更科学,我对自己的笔记本做了如下调整。

工作流:建立当前任务工作区

1、针对通用任务,设立“当前任务ing”笔记本,因为是正在进行中的任务,经常会用到,所以会放在笔记本比较靠前方便打开的位置,一般情况下,这里的笔记本不会太多,里面的笔记在任务没有开始前也不会太多。对我个人来说,这个分类下大多数是培训任务,也有学习任务和杂事任务。

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2、如果是一些常规任务,就可以为这个任务单独建立一个笔记本,然后在这个笔记本下建立“当前工作区”,例如我建立的“三人行个人成长沙龙”这个分类下,就有“当月沙龙工作区”,这个工作区只会存放当月沙龙的笔记,让工作更为专注,同时这个笔记本会共享给其他一些伙伴,这是大家准备当月沙龙所共享的工作区。

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所以,无论是什么样的任务,都只需要建立“当前工作区”和“存档经验库” 这两个笔记本就可以了。

经验库:存档已经结束的任务

当一项工作任务结束后,与任务相关的笔记就没必要再存放在“当前工作区”了,这时候,我们对结束的任务进行整理,然后把所有的笔记移动到“存档工作区”,而这个加工,主要就是给笔记加标签。

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首先,为这个任务的所有笔记加上“日期+任务名称+其他”的标签,这个目的是,当我们把所有笔记移动到“存档经验库”中,就会和以前的工作任务混在一起,加上这个标签,就可以通过任务的时间和名称进行检索,这样做其实也就是用标签代替了分类。

其次,针对一些有针对性的笔记,加入需要的标签。一个笔记可以有多个标签,这样这条笔记不仅仅可以通过任务名称搜索到,还可以作为一些借鉴,在需要的时候被找到。

最后,标签多了,可以对标签进行整理,和分类不一样,标签支持多级嵌套,通过整理,可以让标签更有秩序。另外,标签还支持搜索功能,如果你知道某些核心关键词,都不需要区找,直接搜索就可以了,这是分类所没有的功能。

经过此番整理,就可以轻松的用印象笔记管理多任务了,目前我自己的笔记数量超过6000条,笔记本数量110个,标签661个,这样的数据分布就合理多了。

最后,吐血剧透几个我的笔记本分类和标签,供大家参考。

1、为学习培训建立的经验库,分类只有4个,笔记却有1000多条,这1000多条笔记就靠标签来区分

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2、为培训建立的培训经验库标签组

 

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3、为自我学习成长建立的学习经验库标签组

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4、为电子杂志建立的经验库

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11 comments on “结合印象笔记Evernote“标签”做多任务管理

  1. yy

    李老师,思维导图怎样才能在evernote有预览图?

    1. 培训师李参

      Mac版的Evernote是可以自动预览PPT,word,excel和Pdf文件的,也可以选择”作为附件查看“不预览,我很多都选择了这个选项。PC版的PDf是可以自动预览的,其他不行。最简单的方法,直接屏幕截图保存,是我经常使用的方法。

  2. 莉莉

    请问老师,EVERNOTE和有道云笔记你觉得有什么区别,你个人比较喜欢用哪个?谢谢

    1. 培训师李参

      有道云笔记我没有用过,所以也没有比较过,身边用的人也非常多,我个人用印象笔记,我比较先入为主,一般用了一个工具习惯以后,轻易不会换!但是有一点,就是我使用Evernote的一些经验和方法是可以完全复制到其他平台的。例如我的晨间日记模版,直接就可以导入到有道云笔记。

  3. Pingback: 如何做好每周回顾Weekly Review (下) | 培训师李参

    1. 培训师李参

      无论是什么样的任务,都只需要建立“当前工作区”和“存档经验库” 这两个笔记本就可以了。经验库:存档已经结束的任务当一项工作任务结束后,与任务相关的笔记就没必要再存放在“当前工作区”了,这时候,我们对结束的任务进行整理,然后把所有的笔记移动到“存档工作区”,而这个加工,主要就是给笔记加标签。

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