从初级到进阶——记录时间日志的两种方法
如果你决定开始记录时间日志了,那么下面我们就来聊聊记录时间日志的具体方法,总结一下大家记录时间的方法,主要有两种,分别是“事件+耗时”以及“时间块”这两种记录的方法,思路不同,适合不同工作性质和工作习惯的人。
1.时间块
这种记录时间的方法一般以半小时或1小时为单位,然后记录在这段时间内都做了些什么。我目前发现用这种方法做的最好且最有名的人是新东方的外语老师,参加过《奇葩说》节目的艾力。他在自己的书《你一年的8760小时》中,介绍了他的时间管理方法“34枚金币时间管理法”
这其实是非常典型的时间块记录方法,所谓34枚金币,是说一天有24小时,如果除去7小时的睡眠时间,每天有17个小时醒着的时间。时间就是金钱,以半小时为单位,每半小时一枚金币,一天就是34枚金币。利用好这34枚金币,就能掌控好这一天。
你需要做的是把这34枚金币是怎么用的记录下来,从这个角度上看记录时间和记账是一样的。
我个人很喜欢34枚金币这种比喻,时间就是金钱,我们每天除去睡觉的时间,每个人都能得到34枚金币,你只能把他们花掉,而不能储蓄。第二天到来的时候,你又会得到34枚金币。每个人都很公平,而你生活的是否美满而富足,很大程度上取决于你把这34枚金币花在什么地方。
这里面值得一提的是艾力开始记录时间日志的初衷。他的父亲在他大学快毕业的时候因公殉职,他自己说长大后自己和父亲的情感交流并不多,父亲去世半年后,他终于鼓起勇气,整理父亲的遗物,看到了父亲的日记本,日记本里记录了很多生活的瞬间。
“2009年1月1日,我从今天开始写日记记录自己的生活了。过去很多事没有记录下来,很可惜”
“1月2号,今天带家人一起吃饭逛街”
“6月2日,半年没坚持写日志,对工作有些反思如下……”
作者看到这些记录,对父亲的生活有了更多的了解,想到如果生活没有记录,就好像生活不曾发生一样。即使是每天经历的,如果没有记录,真正留下的印记也很少。所以他就从那天开始记录自己的时间。
1.1 时间块记录时间日志的特点
采用时间块的方法记录时间日志,核心关注点在做了什么事情,在特定的时间做了什么事情,时间块是固定的,做什么事情每天不同。以半小时记录,不需要太详细,只需要记录在这个时间段做什么就可以了,容易上手。
这种记录方法以天为单位,有很好的宏观感,一天做了什么,显而易见,时间浪费在哪里非常明白,所以非常适合初学者。
1.2 时间块记录时间日志记录要点
时间块记录方式最好的方式就是纸笔,以半小时为单位,只需要填表就可以了。有一个时间轴的笔记本就可以。记录的时候千万不要过于完美主义,纠结如果这件事情如果是11点20开始,11点40结束应该放在哪一块。
另外,如果你刚开始记录,不要介意会在本子上留下大块空白。做加法不要做减法,关注自己记录了哪些,而不要去纠结哪里没记。也不要试图每天都把格子填满。如果你看了艾力老师的时间记录,又会陷入完美主义了。承认差距,刻意练习,享受记录时间给我们带来的好处。
1.3 应用工具
纸笔系统,我建议你使用带时间轴的效率手册,这样可以省去写那些固定的时间间隔。你也可以做一个Excel表格打印出来。当然还有更省事的方法,我的公众号回复关键词“BEBEBOOK”,下载我设计的时间管理练习册,打印出来先练练手也可以。
2.事件+耗时 以任务为单位记录时间日志
这种记录方法其实就是《奇特的一生》中柳比歇夫使用的记录方法。记录方法非常简单。我们可以拿柳比歇夫某一天的时间日志来举例:
1965年夏季的一天
- 索斯诺戈尔斯克 0.5
基本科研:
- 图书索引15分
- 陀布尔让斯基1小时15分
分类昆虫学:
- 参观 2小时30分
- 安置捕捉器2个 20分
- 分析 1小时55分
休息:
- 第一次在乌赫塔河游泳
- 《消息报》20分
- 《医学报》15分
- 霍夫曼的《金罐子》1小时30分
- 给安德朗写信 15分
共计 6小时15分
2.1 事件+耗时 如何记录
上面是柳比歇夫一天的时间日志,我们很清晰的看到柳比歇夫并没有把24小时都记录下来,即使是17小时也没有,总记录时间只有6小时15分。柳比歇夫在这里记录的是“纯时间”,去除间歇时间,准备时间等其他时间,真正用在这个这个事情上的时间。柳比歇夫说如果每天能够保证有6个小时的纯时间,就非常不容易了,如果能达到这个标准,就说明今天一天非常高效。
2.2 分类技巧
这里面值得注意的是柳比歇夫的分类方法,在上面的日志中,你看到了3个分类,分别是:基本科研、分类昆虫学,休息。不知道柳比歇夫是怎么设置的,在这里我想说一个我多年来的领悟,这里绝对是一个坑,敲黑板,划重点。
千万不要一开始就设计分类,你做什么就记什么,不要想这是什么类型的事情。
切记,切记。很多人太过纠结分类,最后记着记着自己就混乱了。
就以事件来进行记录,仔细观察柳比歇夫记录时间的最小单位,不是科研,不是休息,不是分类昆虫学,而是类似“安置捕捉器”,“给安德朗写信”这样的最基本的事件,这个是记录时间日志的最小单元。
这个在使用手机APP的时候尤其突出,所以我建议初学者一开始不要使用手机APP就是这个道理。因为使用手机记录,总要有个分类才能开始,所以一上来就会陷入思考。所以你使用纸笔,先把具体事项记录下来就是这个道理。
具体的内容多了,分类自然就出来。拿写信举例子,咱们现在多数是写邮件,你今天记录”给安德朗写信“,明天可能会记录”给经理写邮件”,后天记录“给某客户写邮件”,你在纸上记录这件事情多了,你自然就知道这类事情是“写邮件”,以后过渡到手机APP上,就可以直接创建“写邮件”这样的分类了。
其实我们每个人的工作性质虽然不一样,但是每天涉及到的内容,也就那么几项,如果你从来没有记录过时间日志,对这个分类就不是很清晰。拿纸写一段时间,很快就会发现规律。一开始没有任何记录经验,上来就创建大分类是徒劳的。
2.3 记录要点
除了分类方法,和时间块记录方法一样,一开始不需要记录太久时间,柳比歇夫一天记录也不过9条而已。我们开始记录,一天哪怕只写一条,也是开始了。柳比歇夫记录的时候,甚至没有写时间段,我们也不知道他是在什么时间做的这些事情,其实不重要。做什么事情,花了多久时间,当我们将关注点关注在这些事情上,慢慢的我们对时间的感知也会越来越强。
2.4 工具
纸笔记录是最简单的方法,手机APP你只要在应用商城搜索“时间日志”,会找到很多。我使用的是aTimelogger2,老牌时间日志记录软件,体验很好。后面我会专门写一篇文章,说说我使用这个软件的经验和坑。
3.开始行动
在开始记录时间日志初期,你可以两种方法都试试,每个人习惯不同,不一定说那一种方法就是正确的。我个人对时间块记录的方式不太感冒,尝试过几次就放弃了,后来一直使用“事件+耗时”的方法记录,你可以使用带时间轴的效率手册,直接将“事件+耗时”记录在对应的时间轴上,时间不用那么准确,但是你可以大致的知道,这件事情发生在哪个时间段。
真的不用太准确,一年以后你再翻看你的日志你就明白了。
我自己在经历了纸笔记录、使用手机APP只记录核心时间到现在全面记录时间消耗大致经历了4年,这期间走过一些弯路,也有一段时间没有记。我在2017年和2018年的时候使用国誉自我手帐,那个本子很贵,但是我还是留下了很多空白,但是即便如此,那些记录下来的内容,实实在在的沉淀在了我的生命里。
很高兴有朋友给我留言,告诉我他们也开始记录时间日志了。希望我的文字可以帮助到你,如果你在记录时间日志的时候有任何疑问,欢迎留言给我。
记录你的时间,因为没有记录就没有发生。
End
2019年4月11日
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