不止是金钱换时间——关于授权,委派和外包
最近这几年,有一种时间管理的理念非常流行:用金钱换时间。
以金钱换时间的主流观点
1.如果一件事情可以外包给他人做,可以采用付费的方式交代给别人做。我读MBA的时候,我的一位老师是这样解释的:我一个大学教授,花100块将家务活外包出去,可以创造出远高于这个价值,那么花100块为自己省下这个时间,就是划算的。
2.金钱和时间比起来,时间更重要。
萧秋水曾经在自己的博文里分享大名鼎鼎的彪悍一只猫用金钱换时间的例子。为了取得和一位老师的会面,他没有选择坐高铁而是打车,打车费1000多块,但是赢得了时间,见到了老师。其实他家里是可以选择坐高铁去的,但是等侯,再打车,机会就这样错过了,这是一个典型的用金钱换时间的例子。
3.事务性的工作可以选择外包,那样就可以有更多的精力做更有意义的事情。
行动派创始人琦琦曾经在她的分享里提到过,在她还是一个公关助理的时候,她就开始聘请自己的助理,为自己打理事务性的工作,这样就可以将时间投入到更重要的事情上来。
使用金钱换时间,就是一种外包的思路。用金钱作为代价,换去自己的时间。
思维的转变,意识的更新会给我们带来很多新的思路,授权委派和外包就是很好的方法,将一些事情授权出去,自己的事情就会减少,这样我们就可以把精力投入到更重要的事情上。
不止在一个维度做选择
不过到底选择将事情进行外包,还是自己做,做这个决定前,我们可以考虑再加进一些别的因素。
我先举个最常见的例子,中午吃什么?选择外食,外卖,还是自己带饭,就是个问题。
我以前上班的时候,每天头疼吃什么。那时候没有这么发达的外卖,公司没食堂,写字楼也没有吃饭的地方,只能到外面觅食。可是用餐环境太恶劣,饮食单一且口味重偏辛辣。部门几个女生一商量,凑钱给公司买了个微波炉,开始自己带饭。饮食条件一下子变好了,但是同时,每天需要花很多时间用在准备第二天的饭菜上。有得必有失,当你想要得到什么的时候,总是要失去一些时间。不过在仔细分析后,还是觉得划算,就一直坚持自己做饭带到公司去吃。
现在外卖发达了,各种饮食都可以定外卖。很多人对外卖很排斥,什么不健康不环保等等,但是外卖也确实解决了很多人的吃饭问题。选择自己做还是外卖,要看你的关注点在哪里。节约下来的是时间,那么失去的可能是金钱或者有健康风险。
到底如何选择,还是和我们关注的点有关,不同的环境,当下最合适的选择,往往就是最好的选择。
如果时间紧迫,外卖当然就是最好的方法。对我自己来说,每到周末,就会面临给家人做三顿饭,感觉自己的时间都花费在了做饭和刷碗上,很疲惫。这时候,选择其中一顿饭用外卖来解决,就是很好的方法。但如果时间充裕,我们可以投入时间,为家人或自己准备很精致的一顿饭,在做饭的过程中,我们也得到了情绪上的满足,家人在吃的过程中,也感受到了你满满的诚意和爱,那么这个时间投入就是值得的。
这时候我们选择自己做还是别人做,考虑的就不仅仅是时间和金钱两个单一的维度了。情绪,个人感受以及其他方面的收获,都要考虑进去。
樊登读书会里讲过一本书《扫除道》,里面的主人公是一位社长,老板不抓主营业务,却二十年如一日的每天花两个小时的时间擦厕所打扫卫生,是不是有点匪夷所思,但是在扫除的过程中,周围的环境,人的想法和思维发生了很大的变化,这个思维维度就不仅仅是卫生应该自己亲自搞还是请别人搞还是员工搞还是老板亲自搞这么简单的问题了。这本书里面探讨的很多问题都超出了扫除的范围。老板将打扫卫生这件事情选择自己做,而不是授权和外包,也绝对不是时间、金钱、授权的问题。
关于事务性的工作到底是需要自己做还是交给别人做,其实也是一个问题。每个人都有不同的选择,这里并没有对错之分,而是在一个特定的环境下做出的选择而已。在《奇特的一生》中有一段介绍化学家门捷列夫的工作方法,以及如何看待事务性的工作。对于一个从事创造性工作的人来说,从事事务性工作更有利于激发创意,大脑在切换的过程中会更好的思考,这有点类似像办公室里的茶歇区,虽然没有在工作,但是为了更好的工作。
所以如果你有大量的事务性工作充斥着自己的日常,你可以授权或外包,但并不是意味着事务性工作对我们是没有意义的,尤其是整理整顿类的工作,对我们来说更有意义。
授权等待清单
在职场中,授权委派与结果跟踪是非常重要的时间管理能力,这里不仅仅是将事情交出去的问题,而是在交出去的同时对事情的结果负责。
在戴维艾伦的《搞定》中,等待清单就是用来跟进授权委派事项的,这里不仅涉及到授权的环节,还要涉及到反馈环节。
举例:领导有一天走到你们主管面前,说我看办公室窗户关不上了,修一下。主管接受了这个任务,然后把这个任务交给了你,你不会修理窗户,肯定是要找相关人员来进行,这里面具体如何协调,是否复杂,只有你最清楚。两星期后,领导关注窗户修了没有,这件事情的结果肯定是你的主管,所以他需要关注这个结果。
毫无管理技能的主管才会选择自己去或找人,但一般都会授权给下属做这件事情,然后跟进这个事情的结果。
建立等待清单就是这样的用途。虽然事情不是自己做,但是也要写到等待清单里,随时跟进结果。这件事情是他的事情也不是他的事情,不是他亲自做的事情,而是要跟进做的事情。
除了等待还有一大波要做的事情
很多人会把事情没有完成归结到别人身上,却丝毫不提自己可以做些什么。例如自己单身,就说想结婚也得有结婚的对象。想生二胎,我听到的最多的话就是:要生孩子也不是我一个人想生就能生的。
这种思维方式等于说当条件A满足才能有结果B,现在没有条件A,哪里来的结果B。但是有没有想过,我要怎么做,才能让条件A成立?为了让条件A成立,我可以做一些什么。
这其实就是对等待清单的一种误解,授权和等待其实是两个步骤,先授权,明确目标方法,在对方需要帮助的时候给予帮助,然后在等待的过程中进行过程跟进,这才是等待清单的价值。所以等待清单的建立,有以下几层含义:
1.一件事情不需要我亲自做,我需要授权出去。授权意味着明确授权给谁,告知目标以及截止时间。
2.等待清单中的事情,不需要自己亲自做,但是需要在截止日期前设置时间点进行跟进,随时关注进度。
3.等待清单中的事情,如果被授权的人需要帮助和资源,需要自己提供相应帮助和资源。
等待清单的设立,就是提醒你不要忘记这些虽然不是自己亲自做,但需要关注结果的事情。
操作实践
我们可以选择各种类型的清单工具来帮助我们建立等待清单,为了能够让我们更好的进行授权,我们可以建立两个清单,分别是授权清单和等待清单。
授权清单:如果一件事情不需要自己亲自做,而是委派给他人去做,那么把这些事情放在这个授权清单中,如果你有几个固定的下属或合作伙伴,可以为他们每个人都建立一条清单,这样做的好处是,布置任务的时候可以批次处理,彼此都不会忘记事情。如果你有三件事需要授权,就可以整理好思路,一次性授权,而不是想起来一件说一件(我最讨厌这样的领导)
建立这个清单很重要,因为授权这个动作本身就很重要。这件事情在委派的过程,就是明确目标、截止日期、沟通问题和反馈的过程。只有将这件事情做了,后面的事情才能顺利进行。
同时,授权的过程为你和你的下属都争取时间的过程。例如你是一个项目的负责人,有5名成员和你共同完成这个项目。项目开始的时候,授权就变得非常重要,每个人明白了自己要做什么,才能开展活动。没有授权,就没有等待。
等待清单:授权清单中放的是不需要自己做,但是需要授权的事情,也就是说这个动作还没有完成,当授权完成后,我们就可以将事情从授权清单转移到等待清单,并且明确截止日期,同时设置几个检查点,来跟进进度。
很多事情是追出来的,跟进出来的。在不断寻求反馈的过程中,我们也可以及时发现问题,你不能理所当然的认为和你合作的人在工作的过程中不需要任何帮助,掌握所有的资源,工作能力接近完美,并且在遇到困难的时候主动寻求帮助,向你反馈,事情可能不会是你想象中的样子,等待清单就是在提醒你,授权后,你仍然需要做很多事情,而不是简单的把任务授权出去就结束了。
观点总结
1、一件事情选择交给别人做,还是自己亲自做,并不是只有金钱和时间两个维度。你需要多方面考虑,来做出决定。
2、等待清单不能单纯理解为等待别人做事情,等待的背后有很多需要我们关注的事情。
3、为自己建立两张清单,分别是需要授权的「授权清单」,以及授权后的「等待清单」
最后留一个小问题:生二胎,找人生伴侣,在一线城市买房子,财务自由,在很多人眼里都是需要等待的。生二胎不是我一个人的事儿,要等。结婚总要有个男(女)朋友,要等。在一线城市买房子,怎么也要有个首付的钱,也要等。有没有可能换一种思路来考虑这些问题呢?你有什么好的方法,欢迎和我互动留言。
End
2019年4月2日
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